การรักษาความเป็นส่วนตัวควรถูกนำมาพิจารณาตั้งแต่ขั้นตอนการออกแบบบริการ ไม่ใช่รอจนกว่าจะมีการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากแล้วจึงค่อยกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัย ระบบควรเริ่มจากการทำแผนผังข้อมูลเพื่อระบุว่าข้อมูลถูกสร้างขึ้นที่ใด ถูกส่งไปยังระบบใด ใครสามารถเข้าถึง และใช้เพื่อวัตถุประสงค์อะไร การเก็บข้อมูลควรยึดหลักความจำเป็นและควรหลีกเลี่ยงการรวบรวมข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับบริการ การแบ่งประเภทข้อมูลช่วยให้สามารถกำหนดระดับการป้องกันได้เหมาะสม เช่น ข้อมูลทั่วไป ข้อมูลบัญชี และข้อมูลที่ต้องได้รับการควบคุมเป็นพิเศษ ระบบสิทธิ์ควรออกแบบตามหน้าที่ของผู้ใช้งานภายใน โดยใช้หลักการให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็นและมีการทบทวนสิทธิ์เมื่อบทบาทของบุคลากรเปลี่ยนแปลง การยืนยันตัวตนเพิ่มเติมสำหรับบัญชีที่มีสิทธิ์สูงช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกยึดบัญชี ข้อมูลที่ส่งผ่านอินเทอร์เน็ตควรได้รับการป้องกันด้วยการเข้ารหัส และข้อมูลสำคัญที่จัดเก็บในระบบควรมีมาตรการป้องกันเพิ่มเติม รวมถึงการจัดการกุญแจเข้ารหัสอย่างเหมาะสม บันทึกการเข้าถึงข้อมูลสามารถช่วยให้ตรวจสอบได้ว่ามีการดำเนินการใดเกิดขึ้นและเกิดขึ้นเมื่อใด แต่การบันทึกเองก็ต้องได้รับการควบคุมเพื่อไม่ให้กลายเป็นแหล่งข้อมูลส่วนบุคคลอีกชุดหนึ่งที่มีความเสี่ยง การสำรองข้อมูลควรมีทั้งมาตรการป้องกันการเข้าถึงและการทดสอบว่าสามารถกู้คืนข้อมูลได้จริงเมื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลควรระบุระยะเวลาและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง เมื่อหมดวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลควรมีขั้นตอนการลบหรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ตามความเหมาะสม หากผู้ใช้งานต้องการสอบถามหรือดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลของตนเอง ควรมีช่องทางติดต่อที่ชัดเจนและมีกระบวนการตรวจสอบตัวตนเพื่อป้องกันการเปิดเผยข้อมูลให้บุคคลอื่น ในกรณีใช้ผู้ให้บริการภายนอก ควรประเมินความเสี่ยงและกำหนดขอบเขตการเข้าถึงข้อมูลอย่างชัดเจน หากเกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย ทีมงานควรมีขั้นตอนสำหรับตรวจจับ จำกัดขอบเขต วิเคราะห์ผลกระทบ แก้ไข และทบทวนมาตรการหลังเหตุการณ์ การคุ้มครองข้อมูลจึงเป็นหน้าที่ร่วมกันของเทคโนโลยี กระบวนการ และบุคลากร โดยต้องได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตามลักษณะบริการและความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงการรักษาความเป็นส่วนตัวควรถูกนำมาพิจารณาตั้งแต่ขั้นตอนการออกแบบบริการ ไม่ใช่รอจนกว่าจะมีการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากแล้วจึงค่อยกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัย ระบบควรเริ่มจากการทำแผนผังข้อมูลเพื่อระบุว่าข้อมูลถูกสร้างขึ้นที่ใด ถูกส่งไปยังระบบใด ใครสามารถเข้าถึง และใช้เพื่อวัตถุประสงค์อะไร การเก็บข้อมูลควรยึดหลักความจำเป็นและควรหลีกเลี่ยงการรวบรวมข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับบริการ การแบ่งประเภทข้อมูลช่วยให้สามารถกำหนดระดับการป้องกันได้เหมาะสม เช่น ข้อมูลทั่วไป ข้อมูลบัญชี และข้อมูลที่ต้องได้รับการควบคุมเป็นพิเศษ
